Documents

Arrêter d’ouvrir chaque document pour y lire la même chose.

Certains documents arrivent en flux régulier et contiennent toujours les mêmes informations, à des endroits variables. Quelqu’un doit les ouvrir, les lire et retaper ce qu’il trouve. C’est un travail répétitif qui ne demande aucun jugement dans la grande majorité des cas.

Comment le reconnaître

Trois signes qui ne trompent pas.

01
Le traitement qui occupe une journée par semaine
Une personne consacre un temps significatif à ouvrir des fichiers et à recopier des montants, des dates et des références.
02
Les erreurs de saisie découvertes trop tard
Un montant mal recopié se retrouve en comptabilité et se découvre des semaines plus tard, au moment du rapprochement.
03
Les documents introuvables
Retrouver une facture précise demande de fouiller une boîte mail ou un dossier partagé, parce que rien n’est nommé de façon fiable.

Ce qui est automatisable

Ce que la machine peut prendre en charge.

01
La lecture des informations utiles
Extraction des champs qui vous intéressent : montants, dates, numéros, fournisseurs, références de commande.
02
Le classement automatique
Chaque document est renommé selon une convention fixe et déposé dans le bon dossier, sans intervention.
03
La transmission à la comptabilité
Les informations extraites sont envoyées au format attendu par votre outil comptable, ou déposées dans un tableau de préparation.
04
La mise de côté des cas douteux
Un document illisible, incomplet ou dont les montants ne concordent pas est signalé pour vérification humaine au lieu d’être saisi de travers.

La frontière

Ce qui ne doit pas être automatisé aveuglément

Les documents qui exigent une interprétation. Un contrat, une réclamation ou un courrier ambigu ne se traitent pas comme une facture : ces cas sont écartés du flux automatique.

Les écritures comptables elles-mêmes. L’automatisation prépare l’information ; la validation d’une écriture reste une décision humaine, sauf si votre organisation en décide autrement.

La suppression des originaux. Les documents sources sont conservés intacts, même après extraction, pour permettre toute vérification ultérieure.

Comment ça se passe

Quatre étapes, du déclencheur au résultat.

Lister les types de documents

On identifie les documents qui arrivent régulièrement et ceux qui restent traités à la main.

Définir les champs à extraire

Pour chaque type, on décide quelles informations doivent être lues, et sous quel format elles doivent ressortir.

Traiter un échantillon réel

Un lot de documents déjà traités manuellement sert de référence pour vérifier la lecture, y compris sur les cas imparfaits.

Mettre en service avec contrôle

Le flux tourne, et les cas non reconnus continuent d’arriver à une personne au lieu de disparaître.

Ce besoin ressemble au vôtre ?

Décrivez votre situation en une phrase. Je vous réponds sous un jour ouvrable avec une première lecture : ce qui peut être automatisé chez vous, et ce qui ne le peut pas.

Décrire ma situation