Automatisations par besoin

Quatre besoins qui reviennent presque toujours.

Après plusieurs analyses de processus, les mêmes situations réapparaissent. Elles ne dépendent ni du secteur ni de la taille de l’entreprise : elles dépendent de la façon dont l’information circule entre les outils. Voici les quatre plus fréquentes, et ce qui est automatisable dans chacune.

Les quatre besoins

Reconnaissez-vous l’un de ces signaux ?

Chaque page décrit le problème, ce qui peut être automatisé, ce qui ne le peut pas, et comment cela se passe concrètement.

Arrêter de retaper une information qui existe déjà.

Une demande, une commande ou un formulaire doit être recopié dans un autre outil. L’information est déjà saisie quelque part : elle ne devrait pas être retapée.

Signal typique : Quelqu’un copie-colle entre deux fenêtres tous les jours.

Voir ce qui est automatisable

Arrêter de compter sur la mémoire de quelqu’un pour relancer.

Devis sans réponse, factures impayées, dossiers en attente : le suivi dépend de la mémoire de quelqu’un. Ce qui n’est pas relancé au bon moment est perdu.

Signal typique : On découvre qu’un devis n’a jamais été relancé.

Voir ce qui est automatisable

Arrêter d’ouvrir chaque document pour y lire la même chose.

Factures, bons de commande, formulaires : quelqu’un ouvre chaque fichier pour en extraire toujours les mêmes informations, puis les retape ailleurs.

Signal typique : Le traitement des documents occupe une personne à temps partiel.

Voir ce qui est automatisable

Arrêter de réécrire les mêmes réponses plusieurs fois par semaine.

Les mêmes questions arrivent par e-mail et par téléphone. Les réponses existent déjà quelque part, mais il faut les retrouver et les reformuler à chaque fois.

Signal typique : Plusieurs personnes répondent différemment à la même question.

Voir ce qui est automatisable

Et si mon cas n’est pas dans la liste

Ces quatre besoins ne sont pas un catalogue fermé.

Ils représentent ce qui revient le plus souvent, pas la liste de ce qui est possible. Une entreprise peut avoir un besoin très spécifique — un rapprochement de données, une vérification périodique, une alerte conditionnelle — qui ne figure dans aucune de ces quatre pages.

C’est justement le rôle de l’audit. On regarde votre situation réelle avant de proposer quoi que ce soit. Si votre besoin ne correspond à aucune automatisation connue, il est étudié de la même façon, sans être forcé dans une case existante.

Un principe avant tout

Aucune automatisation n’est proposée avant d’avoir identifié le problème qu’elle résout. Une page de cette liste n’est jamais une raison suffisante pour automatiser quelque chose chez vous.

Vous vous reconnaissez dans l’un de ces signaux ?

Décrivez la situation en une phrase. Je vous réponds sous un jour ouvrable avec une première lecture : ce qui peut être automatisé, ce qui ne le peut pas, et par quoi il serait logique de commencer.

Décrire ma situation